Biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp là căn cứ để doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ xác nhận khối lượng cùng chất lượng thi công sau mỗi ca làm sạch. Đối với nhà xưởng, biên bản cần được lập theo từng khu vực thay vì xác nhận chung một kết quả “đạt” cho toàn mặt bằng, bởi mỗi khu có tiêu chuẩn nghiệm thu và đơn giá riêng. Trong bài viết dưới đây, TKT Company trình bày cách phân chia khu vực, ba điểm đo cần thống nhất trước ca làm, mẫu biên bản 8 dòng và sáu hạng mục thường bị bỏ sót khi ký xác nhận.
Vì Sao Biên Bản Nghiệm Thu Vệ Sinh Công Nghiệp Nên Chia Theo Khu Vực?
Mỗi khu trong nhà máy phục vụ một hoạt động riêng, nên tiêu chuẩn làm sạch tại từng vị trí cũng khác hẳn nhau. Khu sản xuất được đánh giá qua mức dầu mỡ còn lại trên sàn, khu kho qua lượng bụi tồn đọng trên kệ hàng, còn khu văn phòng và căng tin lại có yêu cầu riêng về kính, khu vệ sinh và mùi. Khi toàn bộ yêu cầu này được gộp vào một dòng nghiệm thu duy nhất, doanh nghiệp không có cơ sở ghi nhận phần khối lượng đã hoàn thành. Chỉ một góc kho chưa đạt cũng đủ khiến cả biên bản bị treo, kéo theo việc quyết toán cho hàng nghìn mét vuông đã thi công bị chậm lại.
Việc phân chia theo khu vực còn giúp biên bản khớp với cơ sở tính chi phí trong hợp đồng. Trong báo giá vệ sinh công nghiệp đang niêm yết, mỗi loại bề mặt có một đơn giá riêng, từ 3.000 – 17.000 đ/m2 cho sàn cứng, 15.000 – 40.000 đ/m2 cho sàn nhiễm dầu mỡ lâu năm, 8.000 – 20.000 đ/m2 cho hạng mục quét bụi và mạng nhện trên cao, đến 6.000 – 10.000 đ/m2 cho kính mặt trong. Khoảng cách giữa các mức giá cho thấy khối lượng nhân công và thiết bị cho từng bề mặt chênh lệch rất lớn. Vì vậy, khi nghiệm thu theo khu vực, mỗi dòng biên bản đối chiếu trực tiếp với một dòng đơn giá và doanh nghiệp chỉ cần cộng các dòng đã xác nhận để ra giá trị thanh toán.
Cách Phân Chia Khu Vực Nghiệm Thu Trong Nhà Xưởng
Nhà máy nào cũng có sẵn sơ đồ vận hành, nên phương án hiệu quả nhất là phân chia khu vực nghiệm thu dựa trên sơ đồ đó thay vì lập một bản đồ riêng cho công tác vệ sinh. Cách làm này giúp giám sát của đơn vị thi công và bộ phận quản lý sản xuất gọi tên khu vực thống nhất với nhau khi phát sinh khiếu nại. Trên cơ sở đó, mỗi khu vực đưa vào biên bản nên có ranh giới nhận biết được ngoài hiện trường như vạch sơn, vách ngăn hoặc hàng cột; có một loại bề mặt chính để khớp với một dòng đơn giá; và có một đầu mối phụ trách phía nhà máy nắm rõ mức độ sạch mà khu vực đó yêu cầu.
| Khu vực | Bề mặt chính | Điểm cần lưu ý |
| Khu sản xuất | Sàn cứng, sàn nhiễm dầu | Cặn dầu dưới chân máy, vệt bánh xe nâng |
| Kho | Sàn cứng, kệ hàng | Bụi trên mặt kệ tầng cao, góc sau pallet |
| Văn phòng xưởng | Sàn, kính mặt trong | Vệt kính, bụi trên bàn làm việc |
| Khu vệ sinh công nhân | Gạch, thiết bị vệ sinh | Mùi, ron gạch |
| Căng tin, khu phụ trợ | Sàn, bàn ăn | Dầu mỡ khu bếp, rác sau giờ ăn |
| Trên cao | Trần, xà gồ, đèn | Bụi và mạng nhện không ai nhìn lên |
Cột cuối của bảng tổng hợp những vị trí mà hai bên thường đánh giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp nên đưa thẳng các vị trí này vào biên bản dưới dạng dòng kiểm tra cố định. Khu vực có diện tích lớn nên được chia nhỏ theo dây chuyền hoặc theo ô cột để giới hạn phạm vi ảnh hưởng khi một hạng mục chưa đạt, còn khu vực quá nhỏ thì gộp vào khu liền kề có cùng loại bề mặt.
Những Vị Trí Nên Chọn Để Kiểm Tra Sau Mỗi Ca Làm
Thay vì kiểm tra ngẫu nhiên mỗi ca một chỗ, doanh nghiệp và đơn vị thi công nên thống nhất trước một số vị trí để cùng đánh giá, kèm ảnh chụp trước và sau tại cùng góc máy. Cách làm này thay thế đánh giá cảm tính bằng những vị trí có thể đối chiếu qua từng ca, nhờ đó giám sát hai bên có chung một cơ sở khi kết luận đạt hay chưa đạt. Với khu sản xuất, TKT Company đề xuất ba vị trí dưới đây vì đã đủ đại diện cho mức độ sạch của toàn khu:
- Giữa lối xe nâng: Vị trí này chịu tác động của bánh xe và dầu nhỏ giọt nhiều nhất, nên nếu đạt yêu cầu thì phần diện tích lớn nhất của khu vực nhiều khả năng cũng đã được xử lý đúng quy trình.
- Chân máy: Dầu và phoi kim loại tích tụ nhiều tại đây trong khi máy chà sàn khó tiếp cận, nên kết quả tại vị trí này cho thấy đội thi công có xử lý thủ công phần máy không với tới hay không.
- Góc khuất: Góc tường, phía sau kệ hàng hoặc sau tủ điện là nơi bụi bám lâu ngày mà ít được phát hiện, nên đây là căn cứ để đánh giá ca làm có thực hiện đúng phạm vi hợp đồng hay không.
Các vị trí này nên được đánh dấu sẵn trên sơ đồ mặt bằng đính kèm hợp đồng. Khi nhân sự giám sát của một trong hai bên thay đổi, người tiếp nhận vẫn kiểm tra đúng chỗ đã thống nhất, nhờ vậy kết quả giữa các ca vẫn so sánh được với nhau.
Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Sau Mỗi Ca Làm Sạch
Từ kinh nghiệm triển khai tại các nhà xưởng, TKT Company nhận thấy một biên bản thuận tiện khi sử dụng cần đủ gọn để giám sát hoàn thành trong mười phút cuối ca, đồng thời đủ chi tiết để bộ phận kế toán dùng làm căn cứ thanh toán. Mẫu dưới đây được xây dựng theo hướng đó, quý doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với quy định nội bộ.
| STT | Nội dung | Cách ghi |
| 1 | Khu vực | Tên khu theo sơ đồ đính kèm hợp đồng, ví dụ “Xưởng A – dây chuyền 2” |
| 2 | Hạng mục | Sàn cứng · sàn nhiễm dầu · trên cao · kính · nhà vệ sinh |
| 3 | Đơn vị tính | m2 hoặc số bộ thiết bị, khớp với bảng giá trong hợp đồng |
| 4 | Khối lượng | Diện tích thực làm trong ca, không phải diện tích toàn khu |
| 5 | Kết quả tại 3 điểm đo | Đạt / chưa đạt cho từng điểm: lối xe nâng · chân máy · góc khuất |
| 6 | Ảnh trước và sau | Mã ảnh hoặc đường dẫn thư mục, chụp đúng góc đã chốt |
| 7 | Người kiểm | Họ tên giám sát hai bên, giờ ký |
| 8 | Tồn đọng và hạn xử lý | Việc chưa đạt, ai xử lý, xử lý trước ca nào |
Trong các nội dung trên, khối lượng và tồn đọng là hai mục đáng lưu tâm nhất. Khối lượng nên ghi diện tích thi công thực tế trong ca thay vì diện tích toàn khu, bởi nhiều ca chỉ xử lý được một phần mặt bằng khi dây chuyền vẫn đang vận hành. Phần tồn đọng ghi kèm bộ phận chịu trách nhiệm và thời hạn khắc phục sẽ giúp hạng mục chưa đạt được xử lý dứt điểm, thay vì lặp lại ở các ca kế tiếp.
Chụp Ảnh Trước Và Sau Để Làm Bằng Chứng Nghiệm Thu
Sau vài ngày, hình ảnh thường là căn cứ đáng tin cậy nhất khi phát sinh khiếu nại, vì vậy quý doanh nghiệp nên thống nhất quy cách chụp ngay trong buổi khảo sát. Tại mỗi vị trí kiểm tra, giám sát chụp một ảnh trước khi bắt đầu và một ảnh sau khi hoàn thành, giữ nguyên vị trí đứng, hướng máy và độ cao giữa hai lần chụp.
- Chụp sát mặt sàn: Quy cách này áp dụng cho chân máy và góc khuất, bởi ảnh chụp từ tầm mắt khó thể hiện được lớp cặn dầu mỏng.
- Chụp kính ngược sáng: Góc chụp ngược sáng giúp các vệt lau còn sót hiện lên rõ ràng, trong khi chụp xuôi sáng thì các tấm kính thường cho kết quả tương tự nhau.
- Đặt tên ảnh theo quy ước: Tên tệp gồm ngày, khu vực và vị trí kiểm tra, chẳng hạn “0915_XuongA_ChanMay_sau”, giúp tra cứu đúng hình ảnh cần tìm mà không phải mở từng tệp.
- Lưu ảnh trong thư mục chung: Thư mục nên đặt tại nơi cả hai bên đều truy cập được, tránh việc hình ảnh chỉ nằm trong điện thoại của một cá nhân.
Khi ảnh sau ca cho thấy một vị trí chưa đạt, nội dung này nên được ghi ngay vào dòng tồn đọng kèm thời hạn khắc phục, thay vì trao đổi qua tin nhắn cá nhân vốn khó dùng làm căn cứ đối chiếu khi quyết toán.
Những Hạng Mục Dễ Bị Bỏ Sót Trước Khi Ký Biên Bản
Các hạng mục dưới đây thường chỉ được phát hiện sau khi biên bản đã ký vài ngày, và khi đó rất khó xác định trách nhiệm thuộc về ca làm nào.
- Kính và khung cửa trên cao: Quan sát từ dưới lên khó phát hiện vệt bẩn, nên giám sát có thể lên sàn thao tác hoặc nhìn ngược sáng để kiểm tra.
- Gầm máy và gầm kệ: Hai vị trí này nên được soi đèn pin, bởi cặn dầu và phoi kim loại thường đọng lại ở nơi ánh sáng trần không chiếu tới.
- Khe ron và rãnh thoát nước trên sàn: Nước bẩn sau công đoạn chà sàn dễ đọng lại tại đây và có thể phát sinh mùi nếu không hút sạch.
- Trần, xà gồ và hệ ống gió: Lượng bụi bám tại khu vực này khá dày nhưng ít khi được kiểm tra trong quá trình nghiệm thu.
- Khu vệ sinh công nhân: Khu vực này nên được đánh giá cả bằng mùi, bởi ron gạch vẫn có thể lưu mùi dù đã sạch về mặt thị giác.
- Rác và nước thải sau ca: Hai bên cùng xác nhận rác và nước thải đã được thu gom, vận chuyển đến đúng điểm tập kết trước khi đội thi công rời nhà máy.
Đưa các hạng mục này thành những dòng kiểm tra riêng trong biên bản giúp giám sát hai bên không phải dựa vào trí nhớ, đồng thời giảm đáng kể số lần phải yêu cầu đội thi công quay lại khắc phục.
Ai Ký Biên Bản Nghiệm Thu Vệ Sinh Công Nghiệp Và Lưu Ở Đâu?
Mỗi biên bản cần có hai chữ ký, gồm giám sát của đơn vị thi công và người đại diện nhà máy được chỉ định trong hợp đồng. Hai bên nên thống nhất trước người ký thay khi đại diện chính vắng mặt, bởi chỉ cần vài ca liên tiếp để trống chữ ký là hồ sơ thanh toán cuối tháng sẽ thiếu căn cứ.
Bản chính được lưu kèm hợp đồng, còn hình ảnh lưu trong thư mục đặt tên theo ngày và khu vực. Đến kỳ quyết toán, khối lượng trên các biên bản được cộng lại để đối chiếu với số mét vuông trên hóa đơn, và TKT Company xuất hóa đơn VAT khi khách hàng yêu cầu. Nếu hợp đồng có phần sàn nhà xưởng thi công theo lịch chạy máy, cách chia khối lượng theo ca được trình bày trong bài vệ sinh xưởng theo ca sản xuất, còn phạm vi và quy trình đầy đủ nằm tại trang dịch vụ vệ sinh nhà xưởng.
Giải Đáp Thắc Mắc Về Biên Bản Nghiệm Thu Vệ Sinh Công Nghiệp
Kết Thúc Ca Mà Không Có Người Của Nhà Máy Thì Nghiệm Thu Thế Nào?
Giám sát của đơn vị thi công sẽ chụp ảnh tại các vị trí kiểm tra và gửi ngay cho nhà máy, sau đó biên bản được ký bổ sung vào đầu ca kế tiếp. Thời hạn ký bổ sung nên được ghi rõ trong hợp đồng để tránh kéo dài qua nhiều ca.
Phát Hiện Chỗ Chưa Sạch Sau Một Ngày Thì Có Yêu Cầu Xử Lý Được Không?
Được, với điều kiện hạng mục đó đã có trong biên bản và ảnh chụp sau ca cho thấy chưa đạt. Đây cũng chính là lý do hình ảnh nên được chụp đúng góc máy mà hai bên đã thống nhất từ trước.
Biên Bản Nghiệm Thu Vệ Sinh Công Nghiệp Có Cần Đóng Dấu Không?
Biên bản theo ca thường chỉ cần chữ ký của hai giám sát. Riêng biên bản tổng hợp cuối tháng dùng để thanh toán thì nên có xác nhận của người có thẩm quyền theo quy định nội bộ của nhà máy.
Làm Ca Đêm Thì Ai Là Người Ký Biên Bản Nghiệm Thu?
Người ký là nhân sự trực ca đêm của nhà máy đã được chỉ định từ trước. Nếu nhà máy không bố trí người trực, biên bản sẽ được ký vào đầu ca sáng dựa trên hình ảnh chụp cuối ca đêm.
Nhà Máy Có Được Nhận Mẫu Biên Bản Trước Để Chỉnh Theo Quy Định Nội Bộ Không?
Có. Mẫu biên bản trong bài có thể được bổ sung thêm cột theo yêu cầu an toàn hoặc tiêu chuẩn nội bộ của nhà máy trước khi hai bên ký hợp đồng.
Liên Hệ TKT Company Để Nhận Mẫu Biên Bản Và Đặt Lịch Khảo Sát
Quý doanh nghiệp chỉ cần gửi sơ đồ mặt bằng và danh sách khu vực, TKT Company sẽ đề xuất các vị trí kiểm tra cùng mẫu biên bản khớp với bảng giá trong hợp đồng ngay từ buổi khảo sát đầu tiên. Nhờ vậy, hai bên có chung một chuẩn nghiệm thu trước khi ca làm đầu tiên bắt đầu.
- Hotline: 028 66 830 930 · 028 66 830 931 · 0938 172 294
- Email: info@tktg.vn
- Địa chỉ: Lầu 9, tòa nhà GIC, 161 Ung Văn Khiêm, phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM
