Đối với bộ phận hành chính, xác định rõ nhân viên tạp vụ làm những gì trong mỗi ca làm việc là cơ sở để quyết định số giờ cần thuê, xây dựng ngân sách hợp lý và duy trì không gian làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp cho cả đội ngũ nhân viên lẫn khách hàng đến làm việc.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp quyết định số giờ thuê chỉ dựa trên diện tích mặt bằng, dẫn đến hai tình huống trái ngược. Gói 2 giờ mỗi ngày được kỳ vọng bao gồm cả lau kính và vệ sinh trần, trong khi gói 8 giờ cho văn phòng 15 người lại khiến doanh nghiệp chi trả cho phần thời gian chưa được khai thác hiệu quả.
Trong bài viết dưới đây, TKT Company phân tích công việc tạp vụ theo từng khu vực và tần suất, các yếu tố quyết định số giờ cần thuê cùng bảng giá tham khảo. Bài viết đồng thời hướng dẫn cách lập bảng phân việc để nghiệm thu thuận lợi và thời điểm phù hợp để chuyển sang nhân sự thường trực.
Nhân Viên Tạp Vụ Làm Những Gì Theo Từng Khu Vực Văn Phòng
Nhân viên tạp vụ văn phòng đảm nhận công tác làm sạch thường xuyên tại một mặt bằng cố định, theo khung giờ được thống nhất mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Phạm vi công việc trải đều trên các khu vực mà nhân viên và khách hàng sử dụng hằng ngày, với yêu cầu khác nhau tùy mật độ sử dụng của từng khu.
| Khu vực | Công việc chính | Yêu cầu cần lưu ý |
| Khu vực làm việc | Quét và lau sàn, hút bụi thảm, lau bàn ghế, tủ hồ sơ và thiết bị điện tử, thu gom rác | Tránh di chuyển hồ sơ trên bàn và sử dụng khăn khô cho thiết bị điện tử |
| Sảnh và quầy lễ tân | Lau quầy, ghế chờ, sàn sảnh và thay túi rác đúng giờ | Ưu tiên hoàn tất trước giờ đón khách để giữ hình ảnh doanh nghiệp |
| Hành lang, cầu thang, thang máy | Quét và lau sàn, lau tay vịn, vệ sinh thùng rác | Mật độ đi lại cao nên cần lau lặp lại trong ngày |
| Nhà vệ sinh | Vệ sinh bồn cầu, lavabo, vòi và gương, bổ sung giấy, xà phòng, khử mùi | Khu vực phát sinh phản ánh nhiều nhất, cần kiểm tra nhiều lượt mỗi ca |
| Pantry và khu bếp nhỏ | Rửa bồn, lau mặt bếp, tủ lạnh, lò vi sóng, châm nước uống | Thu gom rác thực phẩm trong ngày để hạn chế mùi và côn trùng |
Những Gì Nhân Viên Tạp Vụ Không Làm Trong Ca
Bên cạnh các khu vực trên, những hạng mục như vệ sinh trần, tường, rèm, kính mặt ngoài hay giặt thảm, giặt sofa thuộc nhóm vệ sinh chuyên sâu và được triển khai theo yêu cầu riêng. Việc phân biệt rõ hai nhóm này ngay từ khi ký hợp đồng giúp doanh nghiệp tránh kỳ vọng sai về phạm vi công việc của ca tạp vụ.
Nhân Viên Tạp Vụ Làm Những Gì Theo Tần Suất Thực Hiện
Phân chia việc tạp vụ theo tần suất phản ánh sát thời lượng thực tế hơn so với phân chia theo khu vực. Công việc tạp vụ thường được chia thành ba nhóm, mỗi nhóm có cách bố trí thời gian và chi phí riêng.
| Nhóm công việc | Hạng mục tiêu biểu | Cách bố trí thời gian |
| Công việc mỗi ca | Đổ rác, lau bàn làm việc, vệ sinh pantry và bồn rửa, chà nhà vệ sinh, lau sàn lối đi, châm nước uống | Chiếm phần lớn thời lượng, tăng theo số nhà vệ sinh nhiều hơn theo diện tích |
| Công việc luân phiên trong tuần | Lau cửa kính trong tầm với, lau tủ kệ, hút bụi ghế, lau tay nắm cửa và công tắc | Xen vào thời gian còn lại của ca, thường mỗi khu vực một lần mỗi tuần |
| Công việc định kỳ đặt riêng | Lau kính mặt ngoài, vệ sinh trần, vệ sinh thang máy, giặt thảm, giặt ghế, chà sàn bằng máy | Nằm ngoài giờ tạp vụ, triển khai theo đợt 1 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng |
Nhóm công việc định kỳ là nội dung thường phát sinh tranh luận khi nghiệm thu, bởi các hạng mục này cần máy chà sàn, máy giặt phun hút hoặc thiết bị làm việc trên cao mà nhân viên làm theo giờ không được trang bị. Khi nhận được báo giá tạp vụ thấp hơn đáng kể so với mặt bằng chung, doanh nghiệp nên kiểm tra phạm vi công việc để xác định nhóm hạng mục này có được tính vào hay không.
Định Mức Thời Gian: Yếu Tố Quyết Định Số Giờ Cần Thuê
Số nhà vệ sinh ảnh hưởng đến khối lượng công việc nhiều hơn diện tích sàn. Theo bộ định mức thời gian làm sạch của ISSA, hiệp hội quốc tế trong ngành vệ sinh công nghiệp, mỗi thiết bị vệ sinh như bồn cầu, bồn tiểu hay lavabo cần khoảng 3 phút cho một lượt làm sạch đầy đủ, bao gồm đổ rác, lau gương, bổ sung vật tư và lau sàn. Trong khi đó, các công việc nhẹ như đổ rác, lau vết bẩn và nhặt rác chỉ mất khoảng 3,6 phút cho mỗi 1.000 feet vuông, tương đương khoảng 93m².
Áp dụng định mức này, một văn phòng có 3 nhà vệ sinh với tổng cộng 12 thiết bị cần khoảng 36 phút cho mỗi lượt vệ sinh. Khi nhà vệ sinh được làm sạch 2 đến 3 lượt trong ngày, riêng hạng mục này đã chiếm từ 1 đến gần 2 giờ. Vì vậy, mặt bằng 200m² chỉ có một nhà vệ sinh thường có khối lượng công việc thấp hơn mặt bằng 120m² có ba nhà vệ sinh, bởi chà sàn và làm sạch ron gạch là phần tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong nhóm công việc mỗi ca.
Bên cạnh số nhà vệ sinh, quý khách nên tính đến số lượng nhân viên, tần suất tiếp khách và đặc thù pantry khi ước tính số giờ. Văn phòng thường xuyên tổ chức họp hoặc có khu ăn trưa tập trung sẽ phát sinh thêm lượt thu gom rác và lau dọn vào giữa ngày.
Bảng Giá Tạp Vụ Văn Phòng Theo Số Giờ Và Số Ngày
Bảng giá dịch vụ tạp vụ văn phòng tại TKT Company được tính theo hai yếu tố là số giờ mỗi ngày và số ngày mỗi tuần, nhờ đó đơn giá mỗi giờ giảm dần khi khối lượng công việc tăng lên.
| Số giờ mỗi ngày | 3 ngày/tuần | 5 ngày/tuần | 6 ngày/tuần |
| 2 giờ | 1.924.000 đ (74.000 đ/giờ) | 3.128.000 đ (68.000 đ/giờ) | 3.510.000 đ (65.000 đ/giờ) |
| 4 giờ | 3.536.000 đ (68.000 đ/giờ) | 5.704.000 đ (62.000 đ/giờ) | 6.372.000 đ (59.000 đ/giờ) |
| 8 giờ | 5.824.000 đ (56.000 đ/giờ) | 9.200.000 đ (50.000 đ/giờ) | 10.152.000 đ (47.000 đ/giờ) |
Chọn Gói Giờ Theo Quy Mô Văn Phòng
Với mặt bằng nhỏ dưới 10 người, gói 2 giờ mỗi ngày đáp ứng được nhóm công việc mỗi ca, trong khi gói 4 giờ cho phép hoàn thành đầy đủ nhóm công việc mỗi ca và xen kẽ thêm nhóm luân phiên. Gói 8 giờ phù hợp với văn phòng cần người có mặt cả ngày để xử lý trọn vẹn cả hai nhóm. Xét theo đơn giá, mức 47.000 đồng/giờ của gói 8 giờ, 6 ngày mỗi tuần thấp hơn khoảng 40% so với mức 80.000 đồng/giờ của gói 2 giờ, 1 ngày mỗi tuần. Do đó, doanh nghiệp đang thuê lẻ nhiều buổi ngắn rời rạc nên cân nhắc tính lại theo gói liền để tối ưu chi phí.
Bảng giá chưa bao gồm dụng cụ vệ sinh, hoá chất tẩy rửa, máy hút bụi nước công nghiệp và chi phí gửi xe, đồng thời không áp dụng cho yêu cầu đột xuất hoặc hợp đồng dưới 3 tháng. Với mặt bằng chỉ cần bổ sung nhân sự trong một vài buổi, hình thức cung cấp nhân viên vệ sinh theo giờ sẽ linh hoạt hơn.
Lưu ý: Bảng giá mang tính tham khảo và chưa bao gồm 10% thuế giá trị gia tăng khi doanh nghiệp yêu cầu xuất hoá đơn. Quý khách có thể gửi diện tích sàn, số nhà vệ sinh và số lượng nhân viên qua Zalo 093 8172 294 để chúng tôi đề xuất số giờ phù hợp và báo giá chính xác sau khảo sát.
Trách Nhiệm Người Sử Dụng Lao Động Khi Thuê Tạp Vụ
Hình thức thuê tạp vụ quyết định bên nào chịu trách nhiệm pháp lý với người lao động, một yếu tố ít được cân nhắc nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro của doanh nghiệp. Theo Điều 7 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động có nghĩa vụ huấn luyện an toàn, trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân, đóng bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp cho người lao động. Với công việc tạp vụ thường xuyên tiếp xúc hoá chất tẩy rửa và sàn ướt, các nghĩa vụ này có ý nghĩa thực tế rõ rệt. Quý khách có thể tra cứu toàn văn quy định tại cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
So Sánh Thuê Qua Doanh Nghiệp Và Thuê Lao Động Tự Do
| Tiêu chí | Thuê qua doanh nghiệp cung cấp dịch vụ | Thuê trực tiếp lao động tự do |
| Trách nhiệm người sử dụng lao động | Thuộc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ | Thuộc văn phòng thuê |
| Lương, bảo hiểm, an toàn lao động | Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đảm nhận | Văn phòng tự thực hiện |
| Nhân sự thay thế khi nghỉ | Được bố trí từ đội ngũ sẵn có | Văn phòng tự tìm người thay |
| Hoá đơn và chứng từ | Xuất hoá đơn giá trị gia tăng theo yêu cầu | Khó có chứng từ hợp lệ để hạch toán |
Khi ký hợp đồng với một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, văn phòng không đứng ở vai trò người sử dụng lao động và có phương án nhân sự thay thế khi nhân viên nghỉ phép. Ngược lại, thuê trực tiếp một lao động tự do theo buổi đồng nghĩa với việc văn phòng tự đảm nhận toàn bộ các nghĩa vụ trên, kể cả trách nhiệm khi xảy ra tai nạn trong quá trình làm việc.
Phương Án Lập Bảng Phân Việc Giúp Nghiệm Thu Thuận Lợi
Hiệu quả của một hợp đồng tạp vụ phụ thuộc vào bảng mô tả công việc tạp vụ nhiều hơn số giờ được thuê. Bảng phân việc nên gồm ba cột là khu vực, công việc cần thực hiện và tần suất, nhờ đó mỗi ca chỉ cần đánh dấu hoàn thành và việc nghiệm thu trở nên khách quan.
Bảng Phân Việc Ghi Rõ Nhân Viên Tạp Vụ Làm Những Gì
- Quy định số lượt vệ sinh nhà vệ sinh: Bảng phân việc nên ghi rõ số lượt làm sạch nhà vệ sinh trong mỗi ca và khung giờ thực hiện. Khu vực này phát sinh phản ánh nhiều nhất, vì vậy quy định cụ thể giúp hạn chế tranh luận khi nghiệm thu.
- Liệt kê hạng mục không được tác động: Quý khách nên ghi rõ những vật dụng nhân viên không được di chuyển hoặc chạm vào như hồ sơ trên bàn, thiết bị phòng máy chủ hay cây cảnh. Quy định này vừa bảo vệ tài sản, vừa giúp nhân viên tạp vụ chủ động trong công việc.
- Xác định lịch của công việc định kỳ: Các hạng mục như lau kính mặt ngoài hay giặt thảm nên được ghi rõ thuộc đợt nào trong năm. Nhờ đó, các bộ phận trong văn phòng nắm được lịch triển khai và không kỳ vọng nhân viên tạp vụ thực hiện ngoài phạm vi.
- Bố trí khu vực lưu trữ dụng cụ: Văn phòng nên dành một vị trí cố định có nguồn nước và ổ điện để lưu trữ dụng cụ và hoá chất. Cách bố trí này giúp nhân viên rút ngắn thời gian chuẩn bị, đồng thời hạn chế hoá chất để lẫn tại khu vực làm việc.
Quý khách có thể tham khảo biểu mẫu kiểm tra vệ sinh hàng ngày dành cho toà nhà và văn phòng để điều chỉnh theo mặt bằng của mình. Với toà nhà nhiều sàn, bài toán thường chuyển từ số giờ sang lựa chọn phương thức khoán (tham khảo phân tích chi tiết tại bài viết khoán m2 hay khoán nhân sự).
Thời Điểm Phù Hợp Để Chuyển Sang Nhân Sự Thường Trực
Tạp vụ theo giờ và nhân sự thường trực khác nhau chủ yếu ở cách bố trí và quản lý nhân sự. Nhân viên tạp vụ theo giờ có mặt đúng thời lượng đã thống nhất, trong khi nhân sự thường trực đảm nhận một vị trí cố định suốt ca và xử lý các công việc phát sinh trong ngày. Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi khi rơi vào một trong các trường hợp sau.
Ba Trường Hợp Nên Chuyển Sang Nhân Sự Thường Trực
- Mặt bằng có khách ra vào liên tục: Showroom, văn phòng giao dịch hay sảnh tiếp khách cần người xử lý ngay khi có sự cố đổ nước hoặc rơi vỡ. Nhân sự thường trực giúp giữ hình ảnh doanh nghiệp ổn định trong suốt giờ làm việc.
- Khối lượng công việc đạt 8 giờ mỗi ngày: Khi nhu cầu vệ sinh đã trải đều từ 5 ngày mỗi tuần trở lên, hình thức thường trực thường mang lại chi phí hợp lý hơn so với tính theo giờ. Doanh nghiệp đồng thời được bố trí nhân sự thay thế trong những ngày nhân viên nghỉ.
- Mặt bằng có quy trình đặc thù: Khu bếp, khu kho hay phòng sạch cần nhân viên nắm vững quy trình riêng của từng khu vực. Nhân sự cố định giúp duy trì chất lượng đồng đều mà không mất thời gian hướng dẫn lại.
Về chi phí, dịch vụ vệ sinh văn phòng hằng ngày 8 giờ có mức từ 8.200.000 đồng cho mỗi nhân viên mỗi tháng, trong khi gói tạp vụ 8 giờ mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần theo bảng giá giờ là 9.200.000 đồng. Vì vậy, khi văn phòng có nhu cầu bố trí nhân sự xuyên suốt các ngày làm việc trong tuần, hình thức thường trực là phương án đáng cân nhắc nhờ vừa tối ưu chi phí vừa có phương án nhân sự thay thế rõ ràng.
Giải Đáp Thắc Mắc Về Việc Nhân Viên Tạp Vụ Làm Những Gì
1. Nhân Viên Tạp Vụ Làm Những Gì Khác Nhân Viên Vệ Sinh Công Nghiệp?
Nhân viên tạp vụ đảm nhận công việc lau dọn thường xuyên tại một mặt bằng theo khung giờ cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Nhân viên vệ sinh công nghiệp làm việc theo đợt, sử dụng máy chà sàn, máy phun hút và thiết bị làm việc trên cao để xử lý những hạng mục nằm ngoài khả năng của ca tạp vụ. Một mặt bằng vận hành ổn định thường kết hợp cả hai, với tạp vụ cho công việc hằng ngày và vệ sinh công nghiệp cho các hạng mục định kỳ.
2. Thời Gian Đánh Giá Mức Độ Phù Hợp Của Nhân Viên Tạp Vụ
Doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ phù hợp của nhân viên tạp vụ sau khoảng hai tuần, khi nhóm công việc luân phiên đã được thực hiện trọn một vòng. Khi thuê qua doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, quý khách có thể đề nghị thay nhân sự nếu người được bố trí chưa đáp ứng yêu cầu thay vì tự tuyển dụng lại. Vì vậy, hợp đồng nên có điều khoản thay đổi nhân sự ngay từ đầu.
3. Tạp Vụ Bếp Và Tạp Vụ Văn Phòng Khác Nhau Ở Điểm Nào?
Hai vị trí khác nhau chủ yếu ở loại vết bẩn và thiết bị sử dụng. Khu bếp có dầu mỡ bám trên sàn và tường nên cần hoá chất tẩy dầu chuyên dụng cùng bàn chà, đồng thời thường được thực hiện ngoài giờ phục vụ. Riêng khu bếp và kho lạnh của nhà hàng được tính theo diện tích với mức từ 35.000 đồng/m², nằm ngoài giờ tạp vụ thông thường (tham khảo chi tiết tại dịch vụ vệ sinh nhà hàng).
4. Nhân Viên Tạp Vụ Có Cần Được Trang Bị Bảo Hộ Lao Động?
Nhân viên tạp vụ nên được trang bị găng tay, giày chống trơn và khẩu trang khi tiếp xúc hoá chất tẩy rửa hoặc làm việc trên sàn ướt. Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, việc trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động. Do đó, khi thuê qua doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, nghĩa vụ này thuộc về đơn vị cung cấp nhân sự.
Liên Hệ TKT Company Để Được Tư Vấn Số Giờ Tạp Vụ Phù Hợp
Để xác định số giờ tạp vụ phù hợp, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ số nhà vệ sinh, số lượng nhân viên và đặc thù pantry thay vì chỉ dựa vào diện tích, sau đó lập bảng phân việc theo ba nhóm tần suất để thuận tiện nghiệm thu. Với đơn giá từ 47.000 đến 80.000 đồng mỗi giờ tùy gói, TKT Company hỗ trợ khảo sát miễn phí và đề xuất số giờ cùng bảng phân việc phù hợp với mặt bằng của từng văn phòng.
- Hotline: 028 66 830 930
- Zalo: 093 8172 294
- Email: info@tktg.vn
- Địa chỉ: 161 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh
- Website: tktg.vn
Quý khách vui lòng gửi diện tích sàn, số nhà vệ sinh và số lượng nhân viên để chuyên viên của chúng tôi khảo sát và đề xuất phương án tạp vụ phù hợp.
